OBJET DU RÈGLEMENT
Le présent règlement définit les conditions de participation des exposants au Geek’n’Pop Festival.
Toute inscription en tant qu’exposant vaut acceptation pleine et entière de ces règles.

ADMISSION ET INSCRIPTION
– L’inscription est définitive après validation par l’organisation et paiement des frais de participation.
– L’association Otaku Festival se réserve le droit de refuser une demande d’inscription, notamment si l’activité proposée ne respecte pas les valeurs, la ligne éditoriale ou les contraintes de l’événement.

ATTRIBUTION DES STANDS
– Les emplacements sont attribués par l’organisation en fonction des besoins, des contraintes techniques et de l’ordre des inscriptions.
– L’exposant doit respecter l’emplacement qui lui est attribué et ne pas empiéter sur les espaces voisins.
– Le partage d’un stand entre plusieurs structures n’est possible qu’avec l’accord de l’organisation.

INSTALLATION ET DÉMONTAGE
– Les horaires d’installation et de démontage des stands sont communiqués en amont et doivent être strictement respectés.
– Le stand doit être prêt à l’ouverture du festival et ne peut pas être démonté avant la fermeture au public.
– Les véhicules ne peuvent stationner en zone de chargement que le temps nécessaire aux opérations de déchargement/chargement.

MATÉRIEL MIS À DISPOSITION ET MATÉRIEL PERSONNEL
– L’association Otaku Festival met gratuitement à disposition des tables et des chaises, dans la limite du stock disponible. Le nombre prévu est communiqué lors de l’inscription.
– L’exposant peut utiliser son propre matériel (mobilier, supports, décorations, etc.) pour mettre en valeur son stand, sous sa seule responsabilité.
– Le matériel personnel doit respecter les normes de sécurité, ne pas gêner la circulation du public ni l’accès aux issues de secours.
– L’organisation se réserve le droit de refuser tout matériel jugé dangereux, non conforme ou inadapté au lieu.

SÉCURITÉ ET CONFORMITÉ
– Les exposants doivent respecter les consignes de sécurité communiquées par l’organisation, le lieu d’accueil et les autorités compétentes.
– Les installations électriques doivent être en bon état et conformes aux normes en vigueur.
– Les produits dangereux, inflammables ou susceptibles de présenter un risque pour le public sont interdits.
– Le personnel de sécurité et l’organisation peuvent demander toute adaptation jugée nécessaire pour la sécurité.

PRODUITS, ŒUVRES ET MARCHANDISES
– Les produits et services proposés à la vente ou en présentation doivent être légaux et conformes à la réglementation.
– La vente de produits contrefaits ou non licenciés est strictement interdite.
– Les créations originales (illustrations, artisanat, etc.) doivent respecter le droit d’auteur et la propriété intellectuelle.
– La vente de nourriture ou de boissons n’est autorisée que pour les exposants expressément validés pour cette activité.

LOTS POUR LES ANIMATIONS
– Chaque exposant s’engage à fournir un lot destiné aux animations du festival.
– Le lot doit être conforme à la réglementation et en lien avec son activité.

RESPONSABILITÉ ET ASSURANCE
– Chaque exposant est responsable de son matériel, de ses marchandises et de l’utilisation de son espace.
– L’organisation ne peut être tenue responsable en cas de perte, vol ou dégradation du matériel de l’exposant.
– L’exposant est responsable des dommages causés au public, aux autres exposants, au personnel ou aux infrastructures.
– Il est recommandé à chaque exposant de disposer d’une assurance couvrant son activité et son matériel.

COMPORTEMENT, RESPECT ET HYGIÈNE
– L’exposant s’engage à adopter un comportement respectueux envers le public, les autres exposants, les bénévoles et les organisateurs.
– Toute forme de harcèlement, de discrimination ou de comportement agressif est prohibée et peut entraîner l’exclusion immédiate.
– Le stand doit rester propre et rangé. Les déchets doivent être déposés dans les containers et zones prévues.

COMMUNICATION ET IMAGE DE L’ÉVÉNEMENT
– L’exposant s’engage à ne pas nuire à l’image de du Geek’n’Pop Festival par ses propos, ses visuels ou ses pratiques.
– L’utilisation du nom, du logo ou des visuels du Geek’n’Pop Festival sur des supports de communication externes doit être validée au préalable par l’organisation.

ANNULATION
– Toute annulation de la part de l’exposant doit être signalée au plus tôt.
– Les conditions de remboursement en cas d’annulation par l’exposant sont précisées lors de l’inscription (courriel ou dossier d’information).
– En cas d’annulation ou de modification de l’événement pour des raisons indépendantes de l’organisation (force majeure, contraintes administratives, etc.), les modalités appliquées seront communiquées aux exposants.

SANCTIONS
– En cas de non-respect du présent règlement, l’organisation se réserve le droit de prendre toute mesure jugée nécessaire : rappel à l’ordre, adaptation du stand, fermeture du stand, exclusion de l’événement, sans remboursement.

ACCEPTATION DU RÈGLEMENT
La participation en tant qu’exposant du Geek’n’Pop Festival implique l’acceptation totale du présent règlement.